TẠO THƯ TỰ ĐỘNG BẰNG CÁCH TRỘN FILE EXCEL VÀO WORD 2010, 2013, 2016 CỰC DỄ
Trộn thư (Mail Merge vào excel) là 1 công cầm vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi bắt buộc gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn hối hả tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất tin tức bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online đã cung cấp cho bạn tổng quan tiền của công dụng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.
Bạn đang xem: Cách trộn file excel vào word
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) hoàn toàn có thể trông nặng nề khăn, nhưng mà trên thực tế quy trình này khá đơn giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư bao gồm 3 tài liệu:
Văn phiên bản Word chứa mã ứng cùng với từng phần gắng thể.Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, mỗi hàng là một trong những người nhận.Bản Word sau cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:
Khi chúng ta trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của người nhận thẳng từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel vẫn có toàn bộ thông tin bạn có nhu cầu bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều add liên hệ hoặc tin tức khác, chúng ta nên chuyển đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel buộc phải khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã chế tạo ra hai cột họ và tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc xong xuôi bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel sang trọng Word:
Khi hoàn thành và bình chọn lại trang tính Excel, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư cùng với một list người thừa nhận trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.
Nếu chúng ta đã biên soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tư liệu Word hiện nay có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn các loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, chúng ta chọn Letters.
Chú ý. nếu như tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.
Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như bí quyết thông thường.
Chú ý. Phòng phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ khi trộn thư vào Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo nhiều cách thức khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong những bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dấn vùng. Tiếp đến nhấn Shift + F9 để xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ với phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số cất hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la cùng dấu phẩy phân làn phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc tức là số âm với một vệt gạch nối mang đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm đựng hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vị kí hiệu $, chúng ta có thể thay bởi ký hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng với thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, cơ mà nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi format của ngày tháng với giờ hiện tại tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện trên trong văn bạn dạng trộn thư, bạn có thể thay đổi format của chúng.
Xem thêm: Cách làm phương án kinh doanh 2023, phương pháp lập kế hoạch kinh doanh năm 2023
Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu như bạn chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy”Nhấp buộc phải vào vùng và chọn Edit Fields từ list tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở toàn khu vực cần điền và tác dụng trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của những chỗ trống |
| F9 | Cập nhật khu vực trống được chọn. đặt nhỏ trỏ vào bất kể ô trống nào cùng nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến địa điểm trống đề xuất điền sau |
| Shift + F11 | Đến nơi trống cần điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: điều đó sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel cùng văn bạn dạng Word, mối cung cấp trộn thư vẫn không tự động hóa cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư bắt đầu từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một khu vực trống |
| Ctrl + F11 | Khóa chỗ trống buộc phải điền. Công dụng sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel cố đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa nơi trống cần điền. Tác dụng chỗ trống vẫn được update lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ link chỗ trống cần điền. Nơi trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời hạn hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thiết bị tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang lại các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ dữ liệu Excel sang trọng Word – anh tài trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm tởm nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi Hocexcel Online.
Ngoài ra để vận dụng Excel vào công việc một cách kết quả thì các bạn còn phải sử dụng giỏi các hàm, các công ráng khác của Excel:
Một số hàm cơ bạn dạng thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo 1 điểm kiện, các điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm kiếm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo đk với Conditional formattingThiết lập đk nhập tài liệu với Data Validation
Cách để Name và thực hiện Name vào công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải ko nào? toàn bộ những kiến thức và kỹ năng này chúng ta đều hoàn toàn có thể học được vào khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ bạn dạng tới chăm gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học khiến cho bạn hệ thống kiến thức một biện pháp đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không còn có số lượng giới hạn về thời hạn học tập nên chúng ta có thể thoải mái học bất kể lúc nào, tiện lợi tra cứu vãn lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Hiện thời hệ thống đang xuất hiện ưu đãi khôn xiết lớn cho mình khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: Hoc
Excel.Online
Trộn thư (Mail Merge) là luật vô cùng kết quả trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo nên thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng phương pháp trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word. Cầm thể, làm ráng nào để tạo thư trường đoản cú động qua phương thức này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn chúng ta ngay bên dưới đây.
Chuẩn bị file trước lúc trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word
Để rất có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 nhiều loại tài liệu gồm những: văn bạn dạng Word chứa mã từng phần, bảng tính Excel chứa tương đối đầy đủ thông tin yêu cầu thiết.
Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo
Lưu ý rằng các cột trong Excel yêu cầu trùng khớp với những mã phần tùy chỉnh thiết lập trong Word. Trường hợp tệp Excel tất cả chứa tài liệu dạng thời gian, cực hiếm tiền tệ hoặc mã số bưu điện ban đầu hay xong bằng số 0, hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị để tránh sự cồng kềnh cho thư được chế tạo cuối cùng.
Bảng tính excel chứa không thiếu thốn thông tin khớp cùng với word
Chọn đúng định dạng dữ liệu trước khi trộn
Trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word để tạo ra thư từ động
Có hơi nhiều cách để trộn tài liệu từ Excel quý phái Word. Tuy nhiên, sau khi tổng đúng theo lại, bí quyết làm hối hả và đơn giản nhất được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở lá thư, email, phong bì đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi lựa chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, bì thư,…
Ví dụ của chúng tôi chọn bao thơ – Envelopes…
Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…
Bước 3: 1 vỏ hộp thoại new hiện ra, chúng ta tìm và chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa tin tức đã chế tác và nhận Open
Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok
Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở vỏ hộp thoại đồ vật 3, loại trừ bớt bạn nhận cùng nhấn Ok, danh sách tín đồ nhận cùng tin tức đã được xác nhận.
Bước 6: Tùy từng loại văn bạn dạng trộn không giống nhau sẽ bao gồm thêm phần thông tin khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự lựa chọn kiểu add hoặc dòng chào hỏi ở Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.
Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi vẫn hài lòng, chọn Finish và Merge để in hoặc nhờ cất hộ mail chung.
Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để biến hóa từng phần lá thư.
Thực hiện ngừng 7 bước này, việc tạo thư tự động hóa bằng bí quyết trộn tài liệu từ Excel sang Word đang hoàn thành. Bạn sẽ có được phần nhiều bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn nhiều công sức.
Bạn vẫn còn thắc mắc về tính năng này với muốn bài viết liên quan nhiều năng lực tin học văn phòng Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được đáp án kỹ lưỡng.
Thông tin liên hệ
Trung trung khu tin học văn phòng công sở MOS – Viện kinh tế tài chính và thương mại Quốc tế – Đại học tập Ngoại Thương
