Tổng Hợp Cách Sử Dụng Data Validation Trong Excel Tạo List Nhập Nhanh
Data Validation vào Excel giúp cố định dữ liệu vào ô tính, góp các làm việc thống kê tại sheet dễ dàng và dễ ợt hơn. Tuy nhiên, không phải người nào cũng biết cách dùng bản lĩnh này. Nếu như bạn chưa chắc chắn cách sử dụng đúng, hãy đọc ngay lý giải sau đây!
Data Validation là gì?
Data Validation là một trong tính năng vào Excel được chế tạo ra nhằm mục tiêu mục đích cố định và thắt chặt dữ liệu của những ô sẽ được lựa chọn trong trang tính.
Bạn đang xem: Cách sử dụng data validation trong excel
Theo đó, người tiêu dùng chỉ có thể điền các dữ liệu được tùy chỉnh cấu hình trong ô đó. Điều này giúp giảm bớt sai sót và nên tránh nhầm lẫn trên các phiếu điền thông tin, kiểm kê,… dễ dàng nhận thấy, biện pháp này giúp vấn đề thống kê dữ liệu trong ô đơn giản và dễ dàng và dễ ợt hơn.
Các tính năng của Data Validation bao gồm: tạo list dạng sổ xuống, thiết lập thông báo kiểu tài liệu cho ô được chọn, báo lỗi nhập không đúng dữ liệu
Hướng dẫn cách thực hiện Data Validation trong Excel
Bước 1: chọn ô tính muốn tạo Data Validation. Trên thanh công cụ bạn chọn Data > lựa chọn Data Validation trên Data Tools.
Bước 2: trên Settings, chọn dữ liệu chất nhận được nhập tại Allow và đk dữ liệu vào Data. Allow bao gồm có:
Any Value: không tồn tại điều kiện.Whole number: Số nguyên.Decimal: Số thực (có vết phẩy).List: Danh sách.Date: ngày tháng năm.Time: Thời gian.Text Length: Độ lâu năm chuỗi.Custom: Tùy chọn.Các kiểu dữ liệu trong mục Allow
between: giá trị nằm tại giữa khoảng nhỏ dại nhất (Minimum) và lớn số 1 (Maximum).
not between: giá bán trị nằm ở vị trí ngoài khoảng nhỏ dại nhất (Minimum) và lớn số 1 (Maximum).
equal to: bằng giá trị được nhập vào.
not equal to: Không bởi giá trị được nhập vào.
greater than: to hơn giá trị được nhập vào.
less than: nhỏ hơn quý giá được nhập vào.
greater than or equal to: to hơn hoặc bằng giá trị được nhập vào.
less than or equal to: nhỏ tuổi hơn hoặc bằng giá trị được nhập vào.
Bước 3: thiết lập thông báo kiểu dữ liệu phải nhập lựa chọn Input Message, lựa chọn Show đầu vào message when cell is selected > Title (Tiêu đề) và Input message (Nội dung tin nhắn).
Bước 4: cài đặt đặ cảnh báo nhập sai kiểu dáng dữ liệu, lựa chọn Error Alert, lựa chọn Show error alert after invalid data is entered > Style (Kiểu thông báo: Stop, Warning với Information) > Title (Tiêu đề đến cảnh báo) cùng Error message (Nội dung của lỗi).
Bước 5: lựa chọn OK sau khi đã setup xong.
Hướng dẫn biện pháp bỏ định hình Data Validation
Để vứt định dạng này, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác làm việc sau đây:
Bước 1: chọn ô nên bỏ định dạng. Lựa chọn Data > Data Validation.
Bước 2: lựa chọn Clear All.
Như bạn nhận thấy, các thao tác làm việc thực hiện nay Data Validation trong Excel khá đơn giản dễ dàng và dễ thực hiện. Chỉ việc thực hiện theo các làm việc này, bạn chỉ tốn chút thời gian là vẫn hoàn thành. Các bạn hãy ghi ghi nhớ cách triển khai và đảm bảo công việc của bản thân tốt tốt nhất nhé!
Data Validation vào Excel là 1 trong tính năng tuyệt đối hoàn hảo mà bạn cần biết. Tiếp sau đây là cụ thể cách sử dụng Data Validation Excel.
Nhắc tới phần mềm bảng tính, chắc chắn hầu hết mọi tín đồ đều nghĩ ngay tới Microsoft Excel. Cho dù hiện đã có không ít lựa chọn sửa chữa hữu ích không hề kém như Google Sheets, WPS Office Spreadsheets, Zoho Sheets…, Microsoft Excel vẫn luôn là lựa chọn được ưu tiên số 1 ở những doanh nghiệp, công ty, tập đoàn lớn. Vì sao vậy? do Microsoft Excel cung cấp rất nhiều kỹ năng tuyệt vời, dễ cần sử dụng mà những chương trình không giống không có.
Bạn đã xem: học Excel – bài 10: Cách áp dụng Data Validation trong Excel
Ở Microsoft Excel, bạn sẽ tìm thấy tương đối nhiều hàm tính tổng, ngày tháng, lượng giác, logic… tất cả giúp cho quá trình xử lý thông tin, độc nhất vô nhị là bảng tài liệu lớn trở buộc phải dễ dàng, đúng đắn và nhanh chóng hơn lúc nào hết. Một trong số những tính năng cung ứng xử lý tài liệu thường được sử dụng nhất làm việc Excel là Data Validation.
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm mục lục tự đông word 2010, 2016
Đúng như tên gọi, Data validation trong Excel góp bạn cố định dữ liệu trong ô như thế nào đó. Điều này bớt thiểu lầm lẫn thông tin trong số tờ phiếu, đơn giá, kiểm kê… Dưới đó là cách dùng Data Validation trong Excel.
Nội dung chính
Cách áp dụng Data Validation trong Excel trên mac
OSOffice 2013 trở lên
Office 2011Cách sử dụng Data Validation vào Excel trên Web
Sử dụng Data Validation bổ ích khi nào?
Xác thực tài liệu trong Excel là vô giá khi bạn có nhu cầu chia sẻ một workbook với những người khác và bạn muốn nhập tài liệu chính xác, nhất quán. Ngoại trừ ra, Data Validation Excel còn hữu ích trong số những trường hợp sau:Hạn chế mục nhập cho dữ liệu được xác minh trước trong danh sách. Ví dụ, số lượng giới hạn lựa chọn bộ phận của người dùng với chống kế toán, hành chính, nhân sự…Hạn chế số lượng nằm kế bên một phạm vi nạm thể. Ví dụ, bạn có thể chỉ định tỷ lệ phần trăm đầu vào buổi tối đa mang lại mức tăng thành tích thường niên của nhân viên, giả sử là 3% hoặc chỉ có thể chấp nhận được một số nguyên từ là một đến 100.Hạn chế ngày nằm bên cạnh khung thời hạn nhất định. Ví dụ, trong đối chọi xin ngủ của nhân viên, chúng ta cũng có thể thiết lập không chất nhận được chọn ngày nghỉ trước thời gian ngày hiện tại.Hạn chế thời gian nằm ngoài mốc giờ cụ thể. Ví dụ, bạn cũng có thể lên định kỳ hợp từ 8 giờ đồng hồ tới 17 giờ.Hạn chế số lượng ký từ bỏ văn bản. Ví dụ, bạn cũng có thể giới hạn text vào một ô chỉ 10 ký tự trở xuống.Cách thực hiện Data Validation vào Excel bên trên Windows
1. Lựa chọn ô bạn muốn tạo quy tắc.
2. Chọn Data >Data Validation.
Thêm các kiểu xác thực tài liệu khác
Bảng sau liệt kê những loại xác thực dữ liệu khác và biện pháp thêm nó vào worksheet.
| Nhiệm vụ | Các cách thực hiện |
| Hạn chế mục nhập dữ liệu ở số nguyên phía bên trong giới hạn | Làm theo các bước 1-2 nói trên.Từ list Allow, chọn Whole number.Trong box Data, lựa chọn loại số lượng giới hạn mong muốn. Ví dụ, thiết lập cấu hình giới hạn trên và dưới, lựa chọn between.Nhập giá trị tối thiểu, buổi tối đa hoặc cụ thể cho phép. Bạn cũng có thể nhập công thức trả về quý giá số. Ví dụ: nhiều người đang xác thực dữ liệu ở ô F1. Đặt giới hạn khấu trừ về tối thiểu bằng 2 lần số nhỏ trong ô đó, chọn greater than or equal to vào box Data > nhập công thức: =2*F1 vào box Minimum. |
| Hạn chế mục nhập dữ liệu ở phân số trong giới hạn | Làm theo cách 1-2 nhắc trên.Trong box Allow, lựa chọn Decimal.Trong box Data, lựa chọn loại số lượng giới hạn bạn muốn.Nhập giá chỉ trị buổi tối thiểu, tối đa hoặc cụ thể cho phép. Bạn rất có thể nhập phương pháp trả về quý hiếm số. Ví dụ: Đặt số lượng giới hạn tối đa mang lại tiền thưởng cùng hoa hồng là 6% lương của nhân viên bán sản phẩm trong ô E1, chọn less than or equal to trong Data > nhập phương pháp =E1*6% vào box Maximum. Lưu ý: Để có thể chấp nhận được người dùng nhập phần trăm, chọn Decimal vào Allow, chọn loại giới hạn bạn muốn ở box Data, nhập giá bán trị buổi tối thiểu, buổi tối đa hoặc rõ ràng dưới dạng số thập phân (ví dụ: .2), rồi hiện nay ô xác thực tài liệu ở dạng phần trăm bằng cách chọn ô đó, rồi click Percent Style trong nhóm Number sinh sống tab Home. |
| Hạn chế mục nhập tài liệu ở ngày trong phạm vi ngày | Làm theo công việc 1-2 nghỉ ngơi trên.Trong box Allow, chọn Date.Trong box Data, chọn loại hạn chế bạn muốn. Ví dụ, cho phép hiển thị các ngày sau một ngày thế thể, chọn greater than.Nhập ngày bắt đầu, xong cho phép. Bạn cũng có thể nhập cách làm trả về ngày. Ví dụ: Đặt khung thời hạn giữa ngày lúc này và 3 hôm sau đó, lựa chọn between vào Data, nhập =TODAY() vào box Start day, nhập =TODAY()+3 vào End date. |
| Hạn chế mục nhập tài liệu ở thời gian trong một khung giờ | Làm theo quá trình 1-2 sống trên.Trong Allow, lựa chọn Time.Trong Data, chọn loại giới hạn. Ví dụ, cho phép thời gian trước giờ rõ ràng trong ngày, chọn less than.Nhập thời hạn bắt đầu, xong hoặc ví dụ cho phép. Nếu còn muốn nhập giờ cố gắng thể, sử dụng định dạng thời gian hh:mm. Ví dụ, thiết lập cấu hình ô E2 ở thời gian bước đầu (8:00 AM) cùng ô F2 cùng với thời gian xong xuôi (5:00 PM). Bạn có nhu cầu giới hạn thời gian họp giữa mốc giờ này, lựa chọn between vào box Data, nhập E2 nghỉ ngơi box Start time, nhập =F2 sinh hoạt box End time. |
| Hạn chế mục nhập dữ liệu văn bản ở độ nhiều năm lựa chọn | Làm theo quá trình 1-2 nhắc trên.Trong box Allow, lựa chọn Text Length.Trong box Data, chọn các loại giới hạn. Ví dụ, có thể chấp nhận được giới hạn tới số lượng ký tự như thế nào đó, lựa chọn less than or equal to.Trong trường hòa hợp muốn tiêu giảm mục nhập tới 25 cam kết tự, lựa chọn less than or equal to trong Data, rồi nhập 25 vào box Maximum. |
| Tính toán số lượng giới hạn được phép dựa vào nội dung của ô khác. | Làm theo cách 1-2 ở trên.Trong Allow, lựa chọn loại tài liệu bạn muốn.Trong box Data, chọn loại giới hạn bạn muốn.Trong các ô dưới box Data, click ô bạn muốn dùng nhằm chọn tài liệu cho phép. Ví dụ, chỉ có thể chấp nhận được các mục giành riêng cho tài khoản nếu tác dụng không thừa quá giá thành trong ô E1, chọn Allow >Whole number, Data, less than or equal to, cùng Maximum >= =E1. |
Ví dụ những công thức vào xác thực tài liệu ở Excel
Lưu ý:
Những lấy ví dụ như này cần sử dụng tùy chọn Custom trên nơi các bạn viết công thức để đặt điều kiện. Chúng ta không cần lo lắng về bất kể dữ liệu hiện trong box Data bởi nó đã bị Custom vô hiệu hóa.Ảnh chụp màn hình này ngơi nghỉ Excel 2016 nhưng tác dụng của nó tương tự như Excel Online.| Đảm bảo | Công thức |
| Ô chứa ID thành phầm (C2) luôn ban đầu bằng tiền tố chuẩn chỉnh “ID-” với dài tối thiểu 10 ký tự | =AND(LEFT(C2,3)=”ID-“,LEN(C2)>9)   Lưu ý: chúng ta phải nhập cách làm xác thực dữ liệu cho ô A2 trước, rồi sao chép A2 sang trọng A3:A10 nhằm đối số thứ 2 tới COUNTIF đã khớp cùng với ô hiện nay tại. Nắm thể, phần A2)= sẽ biến đổi thành A3)=1, A4)=1…
|
